Case Study: Performance von IT Produkten

Kennen Sie die Leistung Ihrer IT?

Wir haben hier bereits darüber berichtet, welche Vorteile es hat, die Performance von IT Produkten zu kennen. Denn nur, wer die Stärken und Schwächen seiner IT wirklich kennt, weiß an welcher Stelle Optimierungspotenziale existieren und kann, im Sinne der Wertsteigerung, bewusst an diesen arbeiten. Das Instrument der Wahl ist hierbei das IT Benchmarking.
In diesem Artikel zeigen wir, anhand eines Fallbeispiels aus unserer Praxis, wie IT Benchmarking konkret aussehen kann.

Dabei fassen wir den Begriff ‚Performance‘ etwas weiter. Wir meinen damit nicht nur die allgemeine Leistungsfähigkeit von IT Produkten sondern auch die Summe von Entwicklungsaufwand, Produktivität bezüglich der Entwicklungsgeschwindigkeit und 
-kosten sowie die Effizienz von IT Produkten. Bevor wir auf das Fallbeispiel eingehen, folgt eine kurze Definition, was wir unter IT Benchmarking verstehen.

Was ist IT Benchmarking?

Unter IT Benchmarking wird eine strategische Methode verstanden, in welcher die Performance der IT-Dienstleistungen eines Unternehmens mit denen anderer Unternehmen verglichen wird. Selbstverständlich lohnt nur der Vergleich mit den Klassenbesten (Best-in-Class). Der Fokus der BAMAC GROUP liegt dabei auf der finanzwirtschaftlichen Bewertung, mit dem Ziel einen wirtschaftlichen Vorteil im Sinne des Wertbeitrags für seine Kunden zu erzielen.

Ermittlung der Performance von IT Produkten

Für ein Industrieunternehmen soll die Performance der IT Produkte geprüft werden. Als Methode für die Performanceermittlung wird das Verfahren der International Function Point User Group (IFPUG) in der aktuellen Version herangezogen. Dazu wurden fünf repräsentative Applikationen ausgewählt, anhand derer die Analyse vorgenommen werden soll. Diese Applikationen wurden bereits entwickelt, so dass Informationen über den Inhalt (Funktionsumfang), Aufwand und Kosten vorliegen. Ziel ist es, Antworten auf folgende Fragen zu finden.

• Welche Produktivität liegt in den bereits entwickelten Applikationen für Change (Entwicklung) und Run (Wartung) vor?
• Sind die ermittelten Produktivitäten marktkonform (Benchmark)?

Die Besonderheit im vorliegenden Fallbeispiel war der Zusammenschluss von Function Point Analyse und IT Benchmarking, um die Performance der IT Produkte zu ermitteln.

Vorgehen und Abhängigkeiten

Initialisierung

Am Anfang steht die Erfassung der Kundenerwartungen. Das resultierende Zielbild ist Basis für den Scope der IT Benchmarking Analyse und der zu erstellenden Planung.
In Vorbereitung auf das Kick-Off Meeting baten wir unseren Kunde verschiedene Dokumente, u.a. Fach-, DV-Konzepte, Change Requests, bereitzustellen, die für die Analyse benötigt werden. Darüber hinaus wurden Ansprechpartner, z.B. Projektleiter, Fachspezialist, IT Architekt, für die einzelnen Applikationen ermittelt, die während der Analysephase für Rückfragen zu fachlichen und technischen Funktionen bereitstehen sollten.
Die Daten zu den Ist-Aufwänden in Personentage (PT) und EUR (Stundensätze intern und extern) erhalten wir über das Projekt Management Office (PMO). Die Überprüfung der Verfügbarkeit der Ressourcen und der Daten sowie die Einbindung in die Kundenorganisation sind wichtige Schritte in dieser Phase.

Kick-Off

Im Kick-Off treffen alle Projektstakeholder aufeinander. Hier werden die Planung und die erwarteten Ergebnistypen besprochen. Sofern dies noch nicht geschehen ist, werden im Kick-Off die Termine für das weitere Vorgehen festgelegt.

Analyse

In diesen Fallbeispiel wurde zunächst die Function Point Analyse als Methode verwandt. In dieser Phase entscheidet die vom Unternehmen bereitgestellte Datenlage nicht nur über die Qualität der Ergebnisse, sondern auch über die Dauer des Prozesses. Je besser die Dokumentation und Datenlage ist, desto schneller ermitteln wir Ergebnisse.
Sollten keine Daten von Seiten des Unternehmens bereitstehen, werden diese im Rahmen von Workshops und Interviews erhoben. In diesem Schritt lösen wir auch Verständnisfragen auf und prüfen die Daten auf benchmark Fähigkeit. Anschließend erfolgte die IT Benchmarkinganalyse bei der als Größen die Entwicklungsgeschwindigkeit (FP/PM[Change]) und Entwicklungskosten (EUR/FP) als auch die Wartungsaufwände ermittelt wurden.
Mit Hilfe des Tailoring des COCOMO Modells konnte auf der Basis der Prozentsatzverteilung eine Phasenverteilung für die Projekte ermittelt werden.

QS-Workshop

Anschließend erfolgte ein Qualitätssicherungs-Workshop mit den fachlichen und technischen Ansprechpartner zur Überprüfung der Annahmen für die einzelnen IT Produkte. Im Zuge dessen klären wir offene Fragen und korrigieren, sofern notwendig, einige Annahmen.

Ergebnisse zur Performance von IT Produkten

Bei den fünf Applikationen handelte es sich um kleine und mittlere Anwendungen (143 – 487 FPs). Die Function Point Methode nach IFPUG ließ sich auf alle Anwendungen anwenden, da es sich um Management-Informationssysteme handelte. Das Benchmarking der Anwendungen ergab, dass sich eine Anwendung im Top Quartil bzgl. Entwicklungsdauer und Entwicklungskosten (Change) bewegte.

Allerdings fiel auf, dass die Wartungskosten ungewöhnlich hoch waren. Wir vermuten, dass Verlagerungen von Problemen aus der Anwendungsentwicklung in Wartung und Betrieb die Ursache dafür sind.

Die ermittelte Produktivität für die Entwicklungsdauer (FP/PM) zeigte überdurchschnittliche Werte an. Die Produktivität für die Entwicklungskosten (EUR/FP) machte deutlich, dass Einsparpotentiale bzgl. der Kosten existieren. Die ermittelten Werte zeigten 20% höhere Kosten an als hierzu ausgewählte Referenzprojekte (Benchmarking).

Das Schaubild verdeutlicht den Ablauf.

Wichtig für den Ablauf

In dem geschilderten Beispiel waren die bereitgestellten Dokumente für die Analyse hervorragend geeignet. Wir vermuten, dass dies dem Umstand geschuldet war, dass es sich um eine Nachkalkulation handelte – die Dokumente also bereits qualitätsgesichert und abgenommen waren. Ebenso machte ein Blick in die Grobkonzeption deutlich, dass die formulierten Anforderungen, die zu Beginn des Projektes für die Planung und Beauftragung zur Verfügung standen, überaus geeignet für unsere Analyse waren.

Nutzen für das Industrieunternehmen

Der Gewinn in dieser Untersuchung war offensichtlich. Zum einen bestätigte sich, dass mit dem gekoppelten Verfahren von Function Point Analyse und IT Benchmarking das Unternehmen eine geeignete Vorgehensweise erhält, um Schätzungen transparent und nachvollziehbar durchzuführen. Die Hinweise zur Produktivität und den parallel durchgeführten Benchmark zeigten Einsparpotentiale auf, die als Grundlage zu Gesprächen mit drei Sourcingpartner genutzt wurde. Darüber hinaus zeigte sich, dass das Management die Methodik schnell aufnahm und die Logik der Methodik als eine nachvollziehbare und damit vertrauenswürdige Vorgehensweise würdigte. Als nächste Schritte wurde vereinbart, die Vorgehensweise in die Organisation aufzunehmen, was in einer anderen Maßnahme erfolgte.

An diesem Beispiel ist ersichtlich, das Agilität und Kundenzufriedenheit für uns tägliches Brot sind. Wir passen unsere Evaluierungsstrategien und -instrumente immer an die Bedürfnisse und Fragen unserer Kunden an, um die genauesten Kennzahlen zu ermitteln. Ein weiteres konkretes Fallbeispiel aus der Praxis zu den Möglichkeiten des IT Benchmarkings befindet sich hier. Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen möchten, schreiben Sie uns gern.