IT Projektportfolio – agile Jahresplanung

IT Projektportfoliomanagement in den Fokus

Lassen Sie es uns sagen, wie es ist – wir leben in wilden Zeiten.
Das Wort Veränderungen wird schon beinahe inflationär benutzt und eben diese initiieren eine ständig wachsende Anzahl von IT Projekten. Diese sollen bestmöglich sofort umgesetzt werden. Dabei überschneiden sie sich nicht selten, sondern sind auch noch wechselseitig abhängig voneinander. Damit Sie den Überblick behalten, strategisch gute Entscheidungen treffen und IT nicht nur als Kostentreiber sehen, ist es notwendig das IT Projektportfoliomanagement in den Fokus zu rücken.

Aufgaben des IT Projektportfoliomanagements

Das IT Projektportfoliomanagement hat die Planung und Steuerung aller IT Projekte zum Gegenstand. Aufgrund der Diskrepanz zwischen der Anzahl an Projekten und dem verfügbaren Budget bzw. den vorhandenen Ressourcen, ist es notwendig die Projekte zu priorisieren, damit diese im Rahmen der gegenwärtigen Kapazitäten realisiert werden können.

Ausgangspunkt dabei ist die Jahresplanung der operativen Steuerung des Projektportfolios. Die Projekte werden aus dem Masterplan abgeleitet und einem Scoring ausgesetzt. Im Rahmen des verfügbaren Budgets sowie der vorhandenen Ressourcen werden die Projekte beauftragt. Alle Änderungen, egal ob Geplante oder nicht Geplante, werden im IT Projektportfoliomanagement zyklisch überprüft und dem Management zur Entscheidung vorgelegt. Zusammen mit dem Forecast bildet es die Grundlage für das Controlling des IT Budgets.

Kurz gesagt, die Aufgabe des IT Projektportfoliomanagements ist es, die Gesamtheit an laufenden und geplanten IT Projekten in einer Organisation zu planen und zu steuern.

Damit umfasst es das Anforderungs- und Pipelinemanagement sowie die Budgetplanung und -steuerung.

Eine leistungsfähige IT ist ein zentraler Wettbewerbsvorteil für Unternehmen. Informationssysteme bilden dabei die Plattform für Prozesse und neue Produkte und schaffen zusätzlich die Voraussetzungen für deren Existenz. Oder anders ausgedrückt: Die IT bildet in vielen Geschäftsprozessen die Basis für das Geschäft. Ist die Basis stabil und durchdacht, laufen die Geschäftsprozesse fast von allein. Existieren im umgekehrten Fall Unklarheiten über Steuerung, Priorisierung und Planung einzelner oder gar aller IT Projekte wirkt sich das, früher oder später, negativ auf die täglichen Abläufe und Prozesse des Unternehmens aus.

Vorteile des IT Projektportfoliomanagements

So können klar definierte Prozesse im IT Projektportfoliomanagement den Überblick über geplante und laufende IT-Investitionen ermöglichen. Die Entwicklung eines Priorisierungsprozesses gewährleistet, die Konzentration auf die Arbeit, die notwendig ist, um die strategischen Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen. Das spart nicht nur Zeit und Ressourcen, zudem können die geplanten Ziele einfacher erreicht werden. Überdies wird die Möglichkeit geschaffen, auch komplexe IT-Projekte zu realisieren und auch Investitionsentscheidungen fallen leichter. All dies bewirkt das IT Projektportfoliomanagement durch seine übergreifende Koordination der Projekte.

Dabei lassen sich IT Projekte drei Kategorien zuordnen. 

1. Compliance: Hier finden sich die Anforderungen des Gesetzgebers wieder, die von den Instituten sichergestellt werden müssen. Sie sind verbindlich und müssen in der Regel zu einem Stichtag zur Verfügung stehen. Hier obliegt das Unternehmen gegenüber dem BaFin (Österreich: FMA; Schweiz: FINMA) der Nachweispflicht. 

2. Prozessoptimierung: Die IT Projekte umfassen Funktionen, die Prozesse innerhalb des Unternehmens (z.B. Workflow zur Rechnungsabnahme/ Anerkennungsworkflow) als auch Prozesse mit Organisationseinheiten außerhalb des Unternehmens (z.B. elektronischer Rechnungsversand) sicherstellen.  

3. Produkte: Produkte sind das Ergebnis von definierten Leistungen, die den Unternehmenskunden angeboten werden. Zu ihnen gehören, z.B. Vermögenssicherungspolice, KFZ-Versicherungen, Immobilienkredite, Bausparverträge und weitere.  

Lösungen der BAMAC Group

Die BAMAC Group begleitet Sie bei der Durchführung Ihres IT Projektportfoliomanagements. Wir helfen bei der Identifikation, Evaluierung und Steuerung Ihrer IT Maßnahmen. Insbesondere bieten wir Antworten auf folgende Fragen:

1. Wie lassen sich die IT Maßnahmen in Projekte überführen und im Rahmen der IT Projektportfolioplanung bewerten und priorisieren?
   (Jahresplanung)
2. Wie lassen sich die Veränderungen des IT Projektportfolios steuern? (Projektportfoliosteuerung)
3. Wie lässt sich der Status des IT Projektportfolios geeignet kommunizieren? (Projektportfolioreport)

Die Jahresplanung ist das Richtige für Sie, wenn Sie aus den IT Maßnahmen Projekte identifizieren und in eine priorisierte Planung für das folgende Geschäftsjahr einbringen möchten.
Die Jahresplanung hat die Evaluierung und Bewertung der IT Projekte für das folgende Geschäftsjahr, sowie deren Priorisierung und Beauftragung zum Gegenstand. Das Ziel ist, die Jahresplanung dahingehend vorzubereiten, dass bestmögliche Entscheidungen getroffen werden können.

Die Projektportfoliosteuerung ist das Richtige für Sie, wenn Sie Methoden und Instrumentarien suchen, die Ihnen qualitätsgesicherte Informationen über den Projektfortschritt Ihres genehmigten IT Projektportfolios liefern. Das gilt auch für Ihre „rollierende Planung“.
Die Projektportfoliosteuerung überprüft vorliegende Schätzergebnisse in der Entwicklung bzw. dem Customizing von Software. Hierbei werden Hinweise auf Fehler und/ oder Risiken in der vorliegenden Schätzung gegeben.

Der Projektportfolioreport ist das Richtige für Sie, wenn Sie regelmäßig Informationen über Status, Fortschritt und Risiken in Ihrem IT Projektportfolio erhalten möchten.
Der Projektportfolioreport hat zum Ziel das Management mit Hilfe von normierten Kennzahlen regelmäßig über den Status des IT Projektportfolios unterrichten.