CASE STUDY: Einführung von digitalem CASE MANAGEMENT

In diesem Artikel stellen wir Ihnen verschiedene deutsche Kliniken vor, die Case Management bereits erfolgreich praktizieren. In dieser Case Study gehen wir auf die konkreten Herausforderungen bei der Implementierung ein, sowie auf die Vorteile, die sich durch die Einführung von Case Management ergeben haben.

Bevor wir jedoch genauer auf die einzelnen Kliniken eingehen, klären wir, was wir unter „Case Management“ verstehen.

Definition Case Management

Das digitale Case Management stellt eine pragmatische und effektive Methode dar, um die Qualität und Effizienz in Ihrer Organisation zu verbessern. Durch Prozess Excellenz und Digitalisierung ist es möglich die Patientenversorgung besser zu koordinieren und sogar zu individualisieren. Dadurch können viele der aktuellen Herausforderungen adressiert und gelöst werden.

Insgesamt darf festgehalten werden, dass es verschiedene Ausprägungsformen des Case Managements im Sinne der Ausgestaltung gibt und jede ihre Berechtigung hat.

Die drei Kliniken

Im Folgenden zeigen wir Ihnen drei deutsche Kliniken, die Case Management, in jeweils unterschiedlichen Varianten, erfolgreich in ihren Arbeitsalltag integriert haben.

Bereits 2005 hat das Klinikum Lüdenscheid begonnen schrittweise Case Management einzuführen. Besonderes Augenmerk legte das Klinikum auf die Implementierung des Expertenstandards „Entlassmanagement“. Durch weitere Maßnahmen, wie die gezielte Nutzung der Ressourcen, einer Neugestaltung von Abläufen sowie der Einführung von Case Managern, konnten nicht nur Kosten gesenkt werden, sondern gleichzeitig die Versorgung der Patienten verbessert werden und schließlich zu einer Entlastung des Stationspersonals führen.

Im Universitätsklinikum Dresden (UKD) hat sich in verschiedensten Fachgebieten eine Vielzahl an Varianten von digitalem Case Management bewährt. In der Poliklinik für Strahlentherapie und Radioonkologie am Universitätsklinikum Dresden wurde Case Management mit dem Schwerpunkt „Interne Steuerung“ integriert.

Die Paracelsus-Klinik Bremen, die auf Patient:innen mit besonderem Versorgungsbedarf ausgerichtet ist, nutzt Case Management ähnlich zum Lüdenscheider Klinikum zur Steuerung des Entlassmanagements.

Gründe für die Einführung

Der Anlass zur Einführung von Case Management im Klinikum Lüdenscheid ergab sich aus der Diskrepanz zwischen der Sicherstellung der medizinischen sowie pflegerischen Qualität und der Einhaltung der Wirtschaftlichkeit. Aufgrund drastischer Budgetkürzungen war das Klinikum Lüdenscheid gezwungen, die durchschnittliche Verweildauer zu verkürzen. Dies führte nicht nur zu einem erhöhten Risiko, dass Patienten aufgrund des Erreichens der Grenzverweildauer entlassen wurden. Zudem wurde erkannt, dass die Gefahr bestand den individuellen Pflegebedarf der Patienten sowie soziale Aspekte zu vernachlässigen. Um dem entgegen zu wirken wurde entschieden Case Management, das Klinikum spricht auch von Entlassmanagement, schrittweise einzuführen.

Die Paracelsus-Klinik in Bremen hat Case Management aufgrund ihrer Ausrichtung auf die Behandlung von behinderten, hochbetagten sowie dementen Patient:innen eingeführt. Da dass Ziel der Klinik ist, ihren Patient:innen sie bedarfsgerecht dabei zu unterstützen ein möglichst selbstbestimmtes Leben zu führen, haben sie Case Management mit dem Schwerpunkt Entlassmanagement (Case Management und Ambulanzsprechstunde) eingeführt. Es dient als zentrale Anlaufstelle für die Patient:innen. Dort werden sämtliche Schritte von der Aufnahme bis hin zur Entlassung koordiniert und organisiert. Dies geschieht gemeinsam mit Patient:innen, Angehörigen, ggf. dem Betreuer der Krankenhausaufenthalt.

Die Poliklinik für Strahlentherapie und Radioonkologie am Universitätsklinikum Dresden hat sich folgende Ziele von der Einführung von Case Management versprochen:

• eine Erhöhung der Patientenzufriedenheit durch festen Ansprechpartner,
• Transparenz des Behandlungsprozesses für Patient:innen, beteiligte Berufsgruppen & Nachversorger
• Optimierung der stationären Abläufe
• Entlastung/Verbesserung der Prozesse für Ärzte, Pflegepersonal und Sozialdienst

Die konkrete Einführung von Case Management 

Klinikum Lüdenscheid

Im Klinikum Lüdenscheid wurde das Case Management schrittweise auf Patienten- und Systemebene implementiert. Die Geschäftsführung unterstützte dies u.a. durch die Bereitstellung notwendiger Ressourcen. Die Einführung erfolgte in Abteilungen, die bereit zur Zusammenarbeit waren, um die Mitarbeitenden einzubeziehen und zu motivieren. Dabei spielte die ärztliche Leitung eine wichtige Rolle in Form von formaler Autorität und fachlicher Kompetenz.

Während der Einführung wurden organisatorische Änderungen vorgenommen, um die Entlassprozesse zu optimieren und klare Verantwortlichkeiten festzulegen. Die Case Manager unterstützen die behandelnden Ärzte bei der Entscheidungsfindung bezüglich der weiteren Versorgung. Gleichzeitig werden Patient:Innen und Angehörige aktiv einbezogen. Zusätzlich wurden spezielle Sozialarbeitsgruppen eingeführt, um eine umfassende Betreuung zu gewährleisten.

Auf der Systemebene wurde die Zusammenarbeit mit niedergelassenen Ärzten und anderen Anbietern von Nachsorgeleistungen institutionalisiert. Vor der stationären Behandlung werden Patient:Innen mit besonderem Bedarf in Behandlung und/oder Nachsorge bereits von den niedergelassenen Ärzten gemeldet. Das Case Management stellt den weiterbehandelnden Ärzten rechtzeitig vor der Entlassung relevante Informationen zur Verfügung. Zusätzlich melden die umliegenden Altenheime dem Klinikum aktiv freie Plätze, um den Aufwand für Recherchen zu minimieren.

Paracelsus-Klinik Bremen

Um sicherzustellen, dass die Pflegeversorgung gewährleistet ist, verfolgt die Paracelsus-Klinik Bremen einen umfassenden und strukturierten Ansatz im Aufnahme- und Entlassungsmanagement. Dieser zielt darauf ab, die Entlassungsplanung bereits bei der Aufnahme zu beginnen. Das Entlassmanagement fungiert als zentrale Anlaufstelle für Patienten und Angehörige und koordiniert sämtliche Schritte von der Aufnahme bis zur Entlassung. Dabei werden gemeinsam mit dem Patienten, ggf. Angehörigen oder Betreuern, der Krankenhausaufenthalt besprochen und individuelle Bedarfe ermittelt. 
Das Case Management übernimmt die Koordination der Versorgung nach dem Krankenhausaufenthalt und organisiert die Überleitung in weitere Versorgungssysteme. Die Zusammenarbeit mit Institutionen und Ehrenamtlichen, die an der Betreuung demenziell erkrankter Menschen beteiligt sind, wird ebenfalls gefördert. 
Zusätzlich erfordert die Betreuung von Patient:Innen mit besonderem Betreuungsbedarf besondere Umgangsformen. Zur Schulung der betroffenen Mitarbeiter werden Fortbildungen angeboten, um ein grundlegendes Verständnis für diese Patient:Innen zu vermitteln. Diese Schulungen sind im jährlichen Fort- und Weiterbildungsprogramm der Paracelsus Bildungsakademie zugänglich für Pflegefachkräfte, Ärzte, Therapeuten, Verwaltungs- und Servicepersonal.

Poliklinik für Strahlentherapie und Radioonkologie am Universitätsklinikum Dresden

Die Einführung von Case Management startete im Juli 2013 mit einer Projektgruppe, bestehend aus Mitarbeitern des Pflegedienstes, des ärztlichen Dienstes und des Sozialdienstes, unterstützt vom Klinikdirektor. In der Planungsphase wurden die Aufgaben des Case Managements definiert, Behandlungspfade entwickelt und benötigte Ressourcen geklärt. Hospitationen in anderen Kliniken des UKD und deutschlandweit wurden durchgeführt. Die Testphase lief von Oktober bis Dezember 2013.

Zwei pflegerische Mitarbeiterinnen fungierten abwechselnd als Case Managerinnen und übernahmen Aufgaben wie die Organisation der Aufnahme, Angehörigengespräche und die Koordination von Untersuchungen sowie die Nachsorgeplanung in Zusammenarbeit mit dem Sozialdienst.

Ein kooperativer Führungsstil und eine interprofessionelle Personalentwicklungschaffen Vertrauen und ein gesundes Arbeitsumfeld. Die Überwindung von Differenzen zwischen den Berufsgruppen und die Schaffung guter Rahmenbedingungen stellten sich als entscheidend für erfolgreiche Teams und die Optimierung der Versorgungsprozesse im Krankenhaus heraus.

Die Case Managerinnen lenken den Aufenthalt, koordinieren Leistungen und sorgen für eine bedarfsgerechte Bereitstellung von Ressourcen, wobei die Versorgung aller Patient:Innen eines Bereiches im Fokus stehen.

Vorteile und Nutzen von Case Management in den drei Kliniken

Klinikum Lüdenscheid

Im Klinikum Lüdenscheid hat sich die Einführung des Case Managements rückblickend als äußerst erfolgreich erwiesen, wie Mitarbeiterzufriedenheits– und Patientenbefragungen zeigen. Leitende Ärzte bewerten das Case Management mit der Schulnote 1,6. Zusätzlich gaben 94 % der Patienten in einer Befragung an, dass sie im Bedarfsfall gern sich erneut an das Case Management wenden.
Nicht nur in Bezug auf ein hochwertiges Entlassmanagement, sondern auch wirtschaftlich betrachtet lohnt sich das Case Management. Neben hoher Zufriedenheit bei Patient:Innen, Angehörigen und Einweisern sowie den klinischen Fachabteilungen sind Erfolge wie die Entlastung von Pflegekräften und Ärzten, pünktliche Entlassungen und die Vermeidung von Wiederaufnahmen durch bedarfsgerechte poststationäre Versorgung zu verzeichnen.

Paracelsus-Klinik Bremen

Durch die ganzheitliche Behandlungsstruktur der Paracelsus-Klinik Bremen (integrierte Versorgung) können insbesondere bei Patient:Innen mit geistiger und mehrfacher Behinderung die Behandlungsprozesse vereinfacht werden. Das multidisziplinäre Teamaus Ärzten, Pflegekräften und Psychologen kann die Aufnahme, den Krankenhausaufenthalt und die Nachsorge gezielt mit Bezugspersonen, Alltagsbegleitern, Einrichtungen und Hausärzten abstimmen und erleichtern.

Poliklinik für Strahlentherapie und Radioonkologie am UKD 

In der Poliklinik für Strahlentherapie und Radioonkologie am UKD ist die Zufriedenheitdes ärztlichen und sozialen Dienstes sowie der Patienten und Nachversorger nach der Einführung von Case Management sehr hoch. Vor der Einführung des Case Managements gab es im Pflegedienst Bedenken, insbesondere im Hinblick auf Rollenkonflikte mit den Case Managern. Diese Bedenken lösten sich jedoch bald nach Einstellung der Case Managerin auf, da ihr praktischer Nutzen für Patienten, Pflegekräfte und Ärzte schnell deutlich wurde. Die Transparenz bezüglich der Finanzierung dieser Stelle, die nicht ausschließlich aus dem Personalkostenbudget des Pflegedienstes stammt, ist ebenfalls wichtig.

Das Case Management ist mittlerweile ein fester Bestandteil der Klinikorganisation und wird in gemeinsamen Teambesprechungen sichtbar. Es erfreut sich hoher Akzeptanz bei Patient:Innen und allen beteiligten Partnern. Eine ehrliche Zusammenarbeit zwischen den Berufsgruppen sowie die Bearbeitung gemeinsamer Fachthemen und Herausforderungen sind unerlässlich.
Auch ein kooperativer und transparenter Führungsstil der Vorgesetzten schafft Vertrauenund eine interprofessionelle Personalentwicklung ist wichtig für ein gesundes und sicheres Arbeitsumfeld. Die Überwindung von Differenzen innerhalb und zwischen den Berufsgruppen sowie die Schaffung guter Rahmenbedingungen sind daher entscheidend für den Erfolg der Teams.

Mögliche Herausforderungen bei der Etablierung von Case Management

Die Einführung von neuen Methoden und Prozessen wird immer von einer Reihe von Herausforderungen begleitet. Zumeist entstehen die Schwierigkeiten durch interne Widerstände. Wie oben erwähnt, gab es auch in der Dresdener Poliklinik Bedenken vor der Einführung des Case Managements. Hier haben wir Ihnen dargestellt, wie Sie mit solchen Abwehrreaktionen bestmöglich und zum Wohle aller umgehen.

Zusammengefasst lässt sich festhalten, die Einführung von digitalem Case Management kann nicht nur gelingen, sondern auch zu einer Reihe von Vorteilen sowohl für die Klinik als auch Patient:Innen und Angehörigen führen. Dass eine strukturierte Vorgehensweise bei Initiierung und Umsetzung jeder Maßnahme in diesem Bereich essenziell ist, haben wir in den folgenden Blogartikeln ausführlich dargelegt.

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Verwendete Quellen:
Mattern, Kerstin; Vogelbusch, Heike; Lutz, Jana: Case Management im Krankenhaus – ein Praxisbericht. In: CM -Case Management 3, 2016, S. 152 -155. https://www.uniklinikum-dresden.de/de/das-klinikum/geschaeftsbereiche/pflege-service-dokumentation-2/download/160922072737_0001.pdf

Paracelsus-Klinik Bremen: Behandlungskonzept für Patientinnen und Patienten mit besonderem Versorgungsbedarf.

 Deutsche Krankenhausgesellschaft e.V.: Klinikum Lüdenscheid: Einführung von Case Management