Digitale Transformation: 5 Hebel für mehr Wirksamkeit

Wer kennt das nicht – zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit und Erhöhung der Wertschöpfung beschließt das Management die Organisation agiler zu gestalten, ein neues Standardprodukt einzuführen, eine Eigenentwicklung auf den Weg zu bringen oder die eigene Ablauforganisation neu auszurichten. So oder ähnlich treffen Manager heute Entscheidungen, um den vielfältigen Marktanforderungen in Zeiten der Digitalen Transformation zu begegnen und die Wirksamkeit zu erhöhen. Ganz gleich ob es um die Optimierung von Prozessen, das Erfüllen von Compliance-Anforderungen oder die Entwicklung neuer Produkte geht.  

Was mit Euphorie und initialer Begeisterung für das Neue beginnt, zeigt schon nach kurzer Zeit erste Risse. Prozesse sind nicht dokumentiert, dort wo sie dokumentiert sind, verlieren sich die Beteiligten in ein Klein-Klein, so dass das eigentliche Ziel aus den Augen verloren geht, Prozesse werden nur sequentiell betrachtet, die Unterstützung der unterschiedlichen Abteilungen ist nicht gesichert, Schlüsselbegriffe werden unterschiedlich verstanden – um es kurz zu machen:

Umsetzungen werden aufwändiger und komplizierter und bringen nicht die Verbesserungen, die man sich anfänglich erhofft hat.  

Stattdessen bekommen wir komplizierte, ineffiziente Verfahren, die trotz Digitalisierung weit hinter dem erwarteten Nutzen zurückbleiben. Was bleibt sind zu hohe Kosten und der schale Beigeschmack, dass man sich das anders vorgestellt hat. Schuldzuweisungen finden statt und was man nicht erhält: eine nachhaltige Verbesserung. Kein Wunder also, dass keiner in Begeisterungsstürme ausbricht, wenn es um die Digitale Transformation geht.

Das ist Ihnen völlig fremd? Sie Glückspilz – dann können Sie sich die folgenden Ausführungen sparen. Allen Anderen empfehle ich das Weiterlesen – es lohnt sich. 

Was ist bisher geschehen?  

Sie haben Methoden eingeführt – ITIL, CMMI, COBIT, TOGAF, ISO27001, Prince2, PMI SAFe sind Ihnen bekannt. Alles haben Sie ausprobiert – und trotzdem funktioniert es nicht so, wie Sie es sich vorgestellt haben. Prozessdokumente zur Beschreibung von Anforderungen bestehen und doch gibt es erhebliche Abweichungen bei den umzusetzenden Anforderungen, Budgets sind unzureichend, Prozesse nicht geeignet abgebildet, die Anwendungen haben immer noch allzu viele Fehler.  

Was fehlt? 

Es fehlt die Wirksamkeit der Maßnahmen. Um diese zu erhöhen, fehlt ein funktionsfähiger, effektiver und zugleich effizienter Ablauf in Erstellung und Umsetzung der neuen Maßnahmen und Prozesse.
Angefangen bei der

• Zielsetzung bzw. der Strategie des Unternehmens,
• dem Herunterbrechen der Wertschöpfungsprozesse,
• dem Aufzeigen von Kausalitäten der Wirkprozesse in beide Richtungen, sowohl Top-Down, als auch Bottom-up,
• sowie dem Beantworten der Fragen nach dem „Warum?“ und dem „Wie?“.

kurz gesagt: Es fehlt die Verzahnung und das Ineinandergreifen von Prozessen, Automatismen und manuellen Aktivitäten. 

Wer ist betroffen? 

Jetzt zu sagen, dass das ein Problem einer speziellen Branche oder Firma ist, wäre arg verkürzt. Die geschilderten Herausforderungen können wir von der BAMAC Group sowohl in Unternehmen aller Branchen beobachten als auch in der öffentlichen Verwaltung. Letztere wird darüber hinaus durch die zahlreichen bürokratischen Verordnungen zusätzlich belastet.  

Lösung: Erhöhen Sie die Wirksamkeit! 

Geht man den Findings auf den Grund, so lassen sich folgende Hebel identifizieren, die die Wirksamkeit und die Wertschöpfung erhöhen und zu einer wahrnehmbaren Verbesserung der Prozessergebnisse beitragen. 

Hebel 1: Kundenzentrierung – Prozesse am Kunden ausrichten 

Orientieren Sie die zu realisierenden Prozesse an den Kundenbedürfnissen. Angefangen bei der Anforderungsermittlung, der Umsetzung und der kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse gemeinsam mit dem Kunden. Sie bilden die Grundlage für eine nachhaltige Ausrichtung des Unternehmens und steigern die Wertschöpfung.

Hebel 2: Servicelevel beschreiben – End-to-End 

Ziel ist es, dass die neuen, zu etablierenden Verfahren sowohl die Wertschöpfungs- als auch die unterstützenden Prozesse des Unternehmens fördern. Es ist essentiell, dass jeder dieser neuen Prozesse einen festen Ablauf, fixe Verantwortlichkeiten und einen nachvollziehbaren Datenfluss besitzen. Dabei gilt, immer aus einer End-to-End- und kundenzentrierten Perspektive zu führen, um den Wertbeitrag zu maximieren.

Hebel 3: Kennzahlen etablieren – Weniger ist mehr! 

Messen Sie die Prozesse mit Hilfe von Kennzahlen. Achten Sie hierbei darauf, dass Sie Kennzahlen wählen, die für Sie von Nutzen sind. Weniger ist oftmals mehr. Prüfen Sie genau, welche Sie auch tatsächlich benötigen. Seien Sie mutig und streichen Sie – Sie verlieren sonst unnötig Energie. 

Hebel 4: KVP – Kontinuierlich die Prozessqualität überprüfen 

Überprüfen Sie kontinuierlich die neuen Verfahren. Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Werden sie eingehalten?
• Wo gibt es Widerstände?
• Was lässt sich verbessern?
• Passen die Performance und die Qualität?

Und überprüfen Sie das mit allen Prozessbeteiligten. Das kann sowohl intern durch regelmäßige KVP-Meetings (KVP: Kontinuierlicher Verbesserung Prozess) erfolgen als auch extern durch Assessments bzw. Benchmarking unterstützt werden. 

Hebel 5: Kommunikation – Kommunizieren Sie Fortschritt und Herausforderungen

Ein wichtiger Baustein ist die Kommunikation mit allen am Prozess Beteiligten. Kommunizieren Sie nicht nur Vorgehensweise und Ergebnisse. Dabei ist es neben den Erfolgen genau so wichtig, Lernerfahrungen mitzuteilen. Es lohnt sich dabei auch Herausforderungen offen gegenüber den Stakeholdern anzusprechen. Ihre Kollegen und Kunden werden es Ihnen danken. Ein effektives Change Management ist hierbei entscheidend für den Erfolg und die Steigerung der Wertschöpfung.

Fazit: Was können wir daraus lernen

Aus der Praxis wissen wir, dass eine Methode oder Verfahren kein Garant für eine Verbesserung in Ihrem Unternehmen ist. In der Regel haben die Methoden auch nicht den Anspruch darauf, da sie den Fokus auf das „WAS“ und nicht auf das „WIE“ legen. Mit diesem Beitrag möchte ich den Fokus auf die „Wirksamkeit“ oder dem „WIE“ legen. Sie ist Ausgangspunkt für Akzeptanz und Grundlage für Effizienz.

Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht? Teilen Sie die Lösungen? Welche weiteren können Sie beitragen?

Lassen Sie uns gern in den Austausch gehen und schreiben Sie mir.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldungen! 

Herzliche Grüße aus Hennef wünscht Ihnen 

Jürgen Bach