Case Study: Erhöhen Sie die Planbarkeit von IT Entwicklungsprojekten!

Planungssicherheit von IT Entwicklungsprojekten erhöhen

Die Entwicklung von IT Projekten ist immer aufwendiger als zunächst versprochen? Alles dauert länger und kostet mehr? Und Planungssicherheit scheint ein Fremdwort zu sein? Heute zeigen wir Ihnen auf, dass das nicht so ablaufen muss.
Die Planbarkeit von IT Entwicklungsprojekten kann – in nur fünf Schritten – deutlich erhöht werden. Dabei verwenden wir von der BAMAC GROUP ein erprobtes Datenanalyseverfahren zur Schätzung der Aufwendungen.

Ausgangssituation

Das IT Projektportfoliomanagement hat die Planung und Steuerung aller IT Projekte einer Organisation zum Gegenstand. Die Basis eines IT Projekts sind die Anforderungen, die in Form von Funktionen in den IT Produkten umgesetzt werden sollen. Dazu ist es notwendig festzulegen, welche Anforderungen bedient werden sollen und wie hoch der Aufwand sowie der Funktionsumfang der neuen IT Produkten ist. Eines möchten wir an dieser Stelle betonen:

Aufwand und Funktionsumfang von IT Projekten verhalten sich nicht linear und sind damit nicht intuitiv!

Diese exponentiellen Wachstumskurven werden durch eine Reihe von äußeren Umständen bedingt. So wirkt sich die naturgemäße Agilität von IT Projekten direkt auf die Planbarkeit aus. Auch der Grad der Informationsweitergabe sowie die Informationsqualität innerhalb der verschiedenen Teams, Fachbereiche, etc. hat Einfluss auf den Verlauf des IT Projekts. Ebenso verhält es sich mit den Zielvorgaben. Ob und wie klar diese ausformuliert sind, ob sie festgeschrieben oder eher grob umrissen sind, beeinflusst den Ablauf sowie die Planungssicherheit eines IT Projekts.

Aus diesem Grund trägt eine hohe Schätzqualität zu einer verbesserten Planbarkeit von IT Entwicklungsprojekten bei.

Im weiteren Verlauf zeigen wir auf, wie diese erreicht werden kann.

Wie wird geschätzt?

Im Folgenden zeigen wir Ihnen den Weg zu einer Schätzung auf. Zunächst werden in der Baseline Daten zur eigenen Produktivität hinterlegt. Die Produktivitätsdaten konnten durch die Nachkalkulation bereits abgeschlossener Projekte ermittelt werden. Durch diesen Vorgang erhöht sich die Schätzqualität.

In diesem vorgestellten Fallbeispiel stand ein Grobkonzept mit den fachlichen und technischen Anforderungen zur Verfügung. Daher wurde zunächst eine Schätzung im Rahmen der Angebotserstellung durchgeführt. Diese ist im Anschluss in die IT Projektportfolioplanung eingeflossen. Das Ziel war es, eine hohe Schätzqualität zu erzielen und auf eventuelle Risiken bereits bei der Schätzung hinzuweisen.

Eine Schätzung muss genau und wiederholbar sein.

Zwei wichtige Kriterien sind bei einer Schätzung zu beachten. Sie muss genau sein und wiederholbar, denn dies gewährleistet die verbesserte Planbarkeit von IT Entwicklungsprojekten.
Um den Aspekt der Wiederholbarkeit sicherzustellen, gehen wir in der Aufwandsermittlung in zwei Schritten vor. Zuerst ermitteln wir mit Hilfe der Function Point Analyse den Funktionsumfang gemäß den zu realisierenden Funktionen. Diesen Umfang messen wir in Function Points (FPs). Basierend auf den FPs ermitteln wir mit Hilfe der oben erwähnten unternehmensspezifischen Baseline den gesuchten Aufwand in Personentagen (PT). Ist eine solche Datenbasis nicht vorhanden, greifen wir auf Datenbestände der BAMAC GROUP zurück. Aus Erfahrung können wir sagen, dass die Aufwandsgüte, wenn eine unternehmensspezifischen Baseline bei der Schätzung verwandt wird, bei einem Abweichungsgrad von unter 5% liegt.

Wann wird geschätzt?

Eine Schätzung findet immer dann statt, wenn sich der Funktionsumfang ändert. Änderungen im Funktionsumfang können im Projektverlauf bewusst durch weitere Detaillierungen bzw. Erweiterungen von Funktionen oder auch unbewusst eintreten. Dieser Vorgang der unbewussten Erweiterung wird auch Scope Creep genannt. Hervorgerufen wird ein Score Creep zum Beispiel durch Detaillierungen bereits bekannter Funktionen. Schätzungen finden daher im Verlauf der Umsetzung des IT Projekts öfter statt.
Typische Zeitpunkte sind:

• Vorprojekt
• Projektauftrag
• Analyse & Design
• Implementierung
• Test 

Anders ausgedrückt:
der Aufwand zur Umsetzung des Projekts ist Gegenstand der Schätzung. Je genauer der Aufwand ermittelt wird, desto höher ist die Planbarkeit der IT Entwicklungsprojekte.

Der Schätzprozess  

Der Prozess zur Aufwandsermittlung erfolgt in fünf Schritten. 

1. Zunächst wird in einem Kick-Off das Verfahren, die Datenanalyse und der Zeitplan vorgestellt sowie jegliche Zusammenhänge erläutert.
2. Im zweiten Schritt erfolgt die Analyse der vom Unternehmen bereitgestellten Daten mit Hilfe von Funktion Points. Für die Function Point Analyse werden Dokumente herangezogen, die die fachlichen und technischen Anforderungen beinhalten. Dazu gehören u.a. Grobkonzept, Fachkonzept, DV-Konzept, Testkonzept, Change Requests, Benutzerhandbücher.
3. Ein Workshop zur Qualitätssicherung stellt den dritten Schritt dar. In diesem werden die Ergebnisse der Datenanalyse vorgestellt, Auffälligkeiten besprochen und eventuelle offene Punkte geklärt. Hier werden auch Nachbesserungen vereinbart, sofern sie notwendig sind.
4. Der vierte Schritt besteht aus der Nachbereitung des Workshops. Im Zuge dessen werden die fehlerhaft identifizierten Annahmen aus dem QS-Workshop korrigiert. 
5. Die Durchführung der Abschlusspräsentation inklusive einer Diskussion der Ergebnisse und auch der Besprechung von Optimierungsansätzen bilden den fünften und letzten Schritt zur Aufwandsermittlung.

Der Zeitaufwand der Stakeholder im oben beschriebenen Prozess kann durchaus sehr gering sein, wenn die Anforderungen an das zu realisierende Projekt dokumentiert sind. Fehlt diese Voraussetzung, erfolgt die Funktionsanalyse mit Hilfe von Anforderungsmanager und Fachspezialisten im Rahmen von Workshops.  

Ergebnisse der Schätzung

Anhand des folgenden Beispiels erläutern wir unser Vorgehen näher. 

Als Basis liegt ein Grobkonzept zum Zeitpunkt der Angebotserstellung vor. Wie beschrieben, verwenden wir die Function Point Analyse als Schätzinstrument. In diesem Beispiel ergab das Analyseergebnis 150 FPs. Dieses Ergebnis wird im Qualitätssicherungsworkshop bestätigt. Mit Hilfe der Baseline ermitteln wir einen Entwicklungsaufwand von 200 PT. Dabei sind wir von folgenden Produktivitätskennwerten ausgegangen: 

Produktivitätswerte

Bei einem Tagessatz für den Fachbereichsmitarbeiter von 870 EUR und IT Mitarbeiter von 1000 EUR ergibt sich folgende Aufwandsübersicht: 

Ergebnisse aus der Aufwandschätzung

Zusammengefasst betragen die Projektkosten 182.000 EUR. 

In diesem Stadium kann also mit Gesamtkosten von 182.000 EUR gerechnet werden. Die Kenntnis dieses Aufwands erhöht die Planbarkeit des IT Entwicklungsprojekts deutlich, auch wenn – wie eingangs erwähnt – sich die Kosten des Projekts bedingt durch die naturgemäße Agilität von IT Prokjekten ändern kann. Es ist daher sinnvoll, die vorgestellte Schätzung an verschiedenen Zeitpunkten zu wiederholen.

Unser ermitteltes Ergebnis kann jetzt umgehend in die weitere Planung einfließen. Außerdem empfehlen wir weiterführend sowohl eine Meilenstein- sowie eine Kapazitätsplanung in die Gesamtplanung mit einzubeziehen.