Case Management ist die Lösung – Aber wie begeistere ich meine Organisation für das Thema?

Es liegt nicht am Case Management Konzept an sich, wenn sich mangelnde Begeisterung für die Umsetzung von digitalem Case Management in Ihrer Organisation zeigt. Veränderungen von gewohnten Abläufen sind selten des Menschen liebstes Kind. Am Arbeitsplatz gilt dies mehr als an anderer Stelle.

Das Wissen um Abläufe gibt Menschen Sicherheit und schafft eine gewisse Komfortzone. 

Eine Aversion gegen Veränderungen in täglichen Routinen ist auch nicht spezifisch für das Gesundheitssystem. Es ist die typische Reaktion auf Änderungen, oder nur die Ankündigung möglicher Änderungen. Diese Reaktionen lassen sich über fast alle Wirtschaftssektoren hinweg finden. Auch kommen sie unabhängig von neu hinzukommenden Prozessen und Auflagen die Zusatz- oder Spezialwissen erfordern vor. Allerdings sind Organisationen, deren Kernabläufe seit Jahren bestehen, häufiger davon betroffen.

Für die Kernprozesse in Einrichtungen im Gesundheitssektor gilt dies in den meisten Fällen. Widerstände entstehen auch hier häufig aus der Angst vor der Veränderung an sich, dem Verlust der eigenen Sicherheit bzw. der Unsicherheit über den „Wert“ der Veränderung für sich selbst.

Häufige Bedenken bei der Einführung von Case Management

Insbesondere wenn die Auswirkungen der Änderung den Beiligten nicht klar sind, wachsen Sorgen aus Angst vor dem Unbekannten oder dem Verlust der eigenen Wirksamkeit.

• Werden meine gewohnten Arbeitsmethoden nicht mehr funktionieren?
• Werde ich mich anpassen können? Kann ich weiter erfolgreich sein?
• Wird meine Arbeitsbelastung steigen?
• Wie wirkt sich das auf die soziale Dynamik in unserm Team aus?

All das sind nachvollziehbare Gedanken, die zu einer Ablehnung von Änderungsvorschlägen oder Initiativen führen. In der Praxis scheitern viele Maßnahmen zur Einführung von Case Management daran, dass diese Sorgen nicht aufgelöst werden. Das heißt, häufig werden Vorschläge zu Verbesserungen gar nicht erst weiter diskutiert, da man von folgenden Argumenten ausgeht. „Das macht das Team eh nicht mit. Die Widerstände sind zu groß“.

Schaffen Sie Begeisterung für Case Management

Die gute Nachricht ist, durch sensibles Change-Management lassen sich solche Ängste und Unsicherheiten nicht nur nehmen, sondern durch sinnstiftende Kommunikation Begeisterung und damit Multiplikatoren für die Etablierung von Case Management in Ihrer Organisation schaffen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie durch einen strukturierten, auf die Randbedingungen in Ihrer Organisation abgestimmten Einführungsprozess, diese Herausforderung elegant und integrierend bewältigen können.

Erfolgreiches Change Management

Und hier liegt der entscheidende Punkt, warum die Grundlagen des Erfolgs eines Change bereits vor dem Change beginnen.

Es ist essenziell solche Widerstände nicht als Blocker für Veränderungen zu sehen, sondern als Chance zu lernen. Setzt man sich aktiv und sensibel mit den Bedenken auseinander, hilft dies nicht nur zu verstehen, warum etwas aus der Sicht einer Gruppe oder eines Individuums nicht funktioniert oder funktionieren kann. Es ermöglicht darüber hinaus die Diskussion auf eine Ebene des Design Thinkings zu heben. Das bedeutet in diesem Kontext, wir sprechen nicht mehr darüber, warum etwas nicht funktioniert, sondern:

Wir sprechen darüber, was man tun müsste, um zu ermöglichen dass es funktioniert.

Außerdem wird klar, welchen Wert die Veränderungfür die Organisation erbringt. Versteht man diesen Zusammenhang, bekommen die Beteiligten eine Vorstellung davon, wie die schlussendliche Umsetzung – in diesem Beispiel Case Management zu etablieren – aussehen kann. Weiter wird deutlich, welche positiven Effekte für sich selbst entstehen und dadurch ergibt sich für jeden einzelnen ein „Sinn des Handelns“.

Der Sinn des Handelns

Dieser Sinn ist nicht nur hilfreiche Voraussetzung für die Umsetzung einer Maßnahme, sondern Bedingung für den nachhaltigen Erfolg. Ein Prozess (oder eine Software als digitalisierte Version eines Prozesses) ist am Ende nur so gut wie die Menschen die ihn umsetzten. Das ausgeklügelste, fein definierteste Prozessmodell hilft nichts, wenn niemand es lebt. Um einen Prozess zu „leben“, bedarf es der Begeisterung, oder zu mindestens des Anerkennens des Sinns, dafür. Beides ist schwierig zu erreichen, wenn die Beteiligten unzureichende oder gar keine Informationen über den Sinn des eigenen Handelns haben oder die Informationen nicht verstehen. 

Unsere Lösung für die Einführung von Case Management

Aus der Erfahrung von über 25 Jahren in der Organisationsentwicklung haben wir ein bewährtes, vierstufiges System entwickelt, dessen Fokus auf einer engen Integration der ausführenden und verwaltenden Rollen, sinnstiftender Kommunikation und Transparenz von Handeln und Leistungserwartungen basiert. 

Vier Module zur Etablierung von Case Management

Im Kern lässt sich unser Prozess zur Einführung oder Erweiterung von Case Management in acht Phasen einteilen. Diese werden in vier Modulen zusammengefasst. Jedes Modul baut auf den Ergebnissen der vorherigen Module auf.

Wenn bereits Vorarbeiten in einzelnen Segmenten existieren (z.B. aus einer bereits erfolgten Einführung, eines Assessments, etc.), werden diese selbstverständlich in alle weiteren Schritte integriert.

Eine Übersicht der Kernzielsetzungen der einzelnen Module sehen sie hier:

1. Check der Change Readines
   • Wir lernen Ihre Motivation besser zu verstehen und erarbeiten mit Ihnen ein Big Picture des Business- und Ziel Modells, nach dem Ursache-Wirkungs-Prinzip, unter Einbezug einzahlender Kausalitäten.
   • Wir lernen ihre Organisation kennen und evaluieren, im Hinblick auf das Big Picture, in welchen Bereichen Herausforderungen oder Bedenken bei der Einführung von Case Management bestehen.
2. Planen und vorbereiten des Change
   • Auf Basis der Ergebnisse aus Phase I, erarbeiten wir einen Maßnahmenplan für die Implementierung von vorbereitenden und Kernitems. 
   • Wir schaffen Change Readiness indem wir die organisationalen (Ability) und vor allem emotionalen Grundlagen (Mindset) für eine erfolgreiche und nachhaltige Umsetzung schaffen. 
3. Umsetzen des Change
   • Wir festigen das Vertrauen in den Erfolg der Maßnahme durch das Ernten von „low hanging fruits“, also dem initialen Umsetzten von Items, die mit wenig Aufwand sichtbaren Ertrag für die Beteiligten bieten. 
   • Regelmäßige Lessons learned im Rahmen einer agilen Umsetzung der Kernitems sichern den maximalen Wert der Kernitems unter gegebenen Randbedingungen (Zeit, Budget, HR-Ressourcen).
   • Wir setzen die Überführung in den Live Betrieb, mitarbeiter- und organisationsfreundlich mittel einer Soft-Touch Migration um.
4. Change Erfolgsanalyse
   • Der Erfolg der Maßnahme wird in einer abschließenden Analyse normiert auf Basis der Zielerreichung bewertet und die finalen Lessons learned für die Planung möglicher Erweiterungen des Case Management Systems erfasst.
   • Final erfolgt die Erstellung eine Grobplanung für mögliche Ausbaustufen des Systems, die Ihnen aufzeigt welche Potentiale noch offen sind und was für Schritte für das Heben dieser Potentiale nötig sind.

Zusammengefasst lässt sich festhalten, die Einführung von digitalem Case Management kann nur gelingen, wenn Ihr Team darin einen Sinn oder besser einen Wert erkennt. Eine strukturierte Vorgehensweise bei Initiierung und Umsetzung jeder Maßnahme in diesem Bereich ist essenziell.

Wenn Sie sich auf diesem Weg einen verlässlichen Partner an Ihrer Seite wünschen, dann sind Sie bei der BAMAC GROUP genau richtig, denn wir wissen wie man Projekte macht und Change umsetzt. Wichtig ist uns dabei vor allen unsere Kunden individuell und in einem end-to-end-Ansatz zu betreuen. Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, treten Sie gern mit uns in Kontakt.