Compliance als Bürokratiekiller?

Beim Wort Bürokratie muss ich immer an „Asterix in Rom“ denken. In dieser Episode laufen sich Asterix und Obelix in einem Verwaltungsgebäude in Rom regelrecht die Hacken ab, werden von A nach B über K bis zu Z geschickt, nur um am Ende in demselben Raum, bei demselben Sachbearbeiter zu landen, wie zu Beginn. So lustig es ist, sich dies im Comic anzusehen, so frustrierend kann Bürokratie im echten Leben sein. Kein Wunder also, wenn die Umsetzung von Compliance-Anforderungen oftmals auf wenig Gegenliebe stößt. Dass dies nicht sein muss, sondern Compliance sogar als Bürokratiekiller wirken kann, stellen wir Ihnen im Folgenden dar.

Denn es kommt darauf an, wie im Unternehmen Compliance genutzt wird. Wird sie bewusst umgesetzt, kann Compliance Bürokratie verringern und somit zum Bürokratiekiller werden. Schließlich geht es nicht um noch mehr Regelung, sondern um die Adressierung der wesentlichen, das heißt tatsächlichen, Risiken und um die Erfüllung aller internen und externen Anforderungen mit Augenmaß. Der Fokus liegt darauf, Menschen in Unternehmen dazu zu befähigen, die Arbeit bestmöglich verantwortungsvoll zu erledigen. Weniger ist oft mehr, aber dafür muss Compliance zielgerichtet eingesetzt werden. 

Was leistet Compliance?

Eine zielgerichtete Compliance Strategie bietet eine Reihe von Vorteilen. So kann eine starke Compliance Kultur z.B.: 

• kleinteilige Regelungen ersetzen
• wichtige Governance-Anforderungen bündeln
• die Motivation der Mitarbeitenden erhöhen, da sie sehen, dass sie für ein verantwortungsvolles Unternehmen arbeiten
• Transparenz erhöhen, da sie sichtbar macht an welcher Stelle Prozesse verbessert werden müssen

Aber wie wird das Compliance Office ein Bürokratiekiller?

Lassen Sie uns darauf genauer eingehen und einen Blick auf konkrete Umsetzungsbeispiele einer sinnvollen Compliance Strategie werfen. Damit auch Ihr Compliance Office zum Bürokratiekiller werden kann.

Umsetzungsbeispiele für den Wertbeitrag von Compliance:

• Harmonisierung bestehender Regelungen: Die Regeln und Vorgaben aus unterschiedlichen Bereichen wie Einkauf, Rechtsabteilung und Finanzabteilung werden in einem einheitlichen und abgestimmten Prozess zusammengeführt. Dies sorgt für mehr Effizienz, Transparenz und Konsistenz in der internen Zusammenarbeit sowie für die Vermeidung von Überschneidungen oder widersprüchlichen Regelungen.
• Abschaffung von wenig relevanten Wertgrenzen: Das Compliance Team überprüft und eliminiert überflüssige oder veraltete Wertgrenzen, um Entscheidungsprozesse deutlich zu beschleunigen und den administrativen Aufwand zu reduzieren. So liegt der Fokus verstärkt auf wirklich entscheidungsrelevanten Sachverhalten. Dies ist ein Paradebeispiel wie Compliance als Bürokratiekiller wirken kann.
• Kosteneinsparungen durch innovative Trainingsformate: Die Einführung neuer, flexibler Trainingsmethoden, wie etwa E-Learning-Module, On-Demand-Videos oder interaktive Webinare, ersetzt kostenintensive Präsenzschulungen. Dies senkt nicht nur die Schulungskosten, sondern erhöht auch die Zugänglichkeit und Wirksamkeit der Trainingsinhalte.
• Optimierung der Prüfung externer Geschäftspartner: Ein zentralisierter Prüfprozess bündelt die unterschiedlichen Anforderungen an externe Geschäftspartner. Compliance-Tools digitalisieren und automatisieren diesen Prozess, wodurch die Prüfung effizienter, schneller und weniger fehleranfällig wird.
• Vereinfachung des Richtlinienmanagements: Das Team entschlackt bestehende Richtlinien und entfernt unnötige oder überflüssige Dokumente. Es kommuniziert den verbleibenden Richtlinienbestand klarer und gestaltet ihn nutzerfreundlicher, um die Einhaltung und Akzeptanz innerhalb der Organisation zu fördern.
• Effizientere Abstimmungsprozesse: Klare Zuweisungen von Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnissen reduzieren die Anzahl der benötigten Abstimmungsmeetings deutlich. Die Verantwortlichen strukturieren die verbleibenden Meetings besser, senken den Zeitaufwand und nutzen Ressourcen effizienter.
• Zentralisierung von Governance-Anfragen: Mit der Etablierung einer einzigen zentralen Anlaufstelle für Fragen zu Governance-Themen wird eine höhere Benutzerfreundlichkeit geschaffen. Mitarbeitende wissen genau, an wen sie sich wenden können, wodurch das Team Anfragen schneller bearbeitet und die Qualität der Antworten erhöht.

Wie Sie sehen, ist die Compliance Arbeit vielfältig und berührt dabei eine ganze Reihe von Unternehmensprozessen und Abteilungen. Diese Tatsache kann sich natürlich auch ungünstig auf das Unternehmen und seine Abläufe auswirken, als das Compliance ohne Strategie angewandt, Prozesse verlangsamen und verkomplizieren kann. Dass dies nicht so sein muss, sehen Sie an den sieben Beispielen. Sie sind wahre Compliance Bürokratiekiller, die zeigen, dass Compliance richtig eingesetzt das operative Geschäft und das Unternehmen insgesamt unterstützen kann. Unsere Experten haben sie in ihrer jahrelangen Erfahrung in der Umsetzung von Compliance vielfach erfolgreich ein- und umgesetzt.

Daher stehen wir von der BAMAC Group als erfahrener Partner bereit, um Unternehmen auf diesem Weg zu begleiten – mit maßgeschneiderten Lösungen, die nicht nur rechtliche Sicherheit bieten, sondern auch einen nachhaltigen Mehrwert schaffen. Der Erfolg unserer Kunden spornt uns an, weiterhin innovative und flexible Ansätze in der IT- und Compliance-Beratung zu entwickeln. Schreiben Sie uns, wir freuen uns auf Ihre Anforderungen und eine erfolgreiche Zusammenarbeit!