Erfolgsfaktor Mensch: Change Management in Zeiten der digitalen Umbrüche

Veränderung beginnt im Kopf – und in den Herzen der Menschen. In einer Welt, die sich schneller wandelt als je zuvor, wird Change Management zur Kunst. Ziel ist es, Ihre Mitarbeitenden nicht nur zu informieren, sondern sie für die Wende zu begeistern. Unternehmen, die diesen menschlichen Faktor ernst nehmen, schaffen nicht nur eine erfolgreiche Transformationen, sondern auch eine Kultur, in der Innovation und Anpassungsfähigkeit selbstverständlich sind. In diesem Artikel zeigen wir auf, wie Change Management in Zeiten digitaler Umbrüche gelingt.

Wir können die Bedeutung von einem aktiven Change Management nicht oft genug betonen. Unsere Erfahrung zeigt, dass es (noch) in vielen Unternehmen Realität ist, dass Veränderungsprozesse und -projekte oft unvollständig umgesetzt werden, länger dauern und auch mit großer Wahrscheinlichkeit teurer werden als gedacht. Schuld sind ungelöste Konflikte, unklare Zuständigkeiten und mangelnde Kommunikation. Laut Change Management Compass 2023 erreichen zwei Drittel bis drei Viertel aller Change-Vorhaben nicht ihr avisiertes Ziel. Als Gründe dafür werden ein Mangel an Akzeptanz für die Veränderungen und allgemeine Widerstände genannt.

Anders ausgedrückt: Der Erfolgsfaktor Mensch wurde nicht mitbedacht.

Bisher ist allerdings nur wenigen Unternehmen klar, dass bereits in der allerersten Planungsphase eines neuen (digitalen) Projekts ein Bedarf an Change Management existiert. Wir haben schon oft beobachtet, dass an Change Management erst dann gedacht wird, wenn die Umsetzung der digitalen Transformation stagniert.

Wenn sie frühzeitig das Change Management integrieren, zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, dass Sie sie und ihre Gedanken ernst nehmen. Dadurch, dass alle an einem Strang ziehen, erhält das anstehende Projekt die Chance zu gelingen. Dass dies Gold wert ist, haben wir alle schon erlebt. Schließlich können Menschen erstaunlich kreativ werden, wenn es darum geht gegen Veränderungen vorzugehen.

Der Mensch im Mittelpunkt des digitalen Wandels

Wenn wir von digitaler Transformation sprechen, denken viele zunächst an Automatisierung, Künstliche Intelligenz oder Cloud-Lösungen. Doch am Ende sind es immer Menschen, die den Umbruch gestalten. Die Bereitschaft, alte Gewohnheiten zu überdenken, neue Wege zu gehen und sich an die ständig wandelnde Welt anzupassen, ist die Basis, die das Erreichen Ihrer Ziele erst ermöglicht.

Die Erfahrung zeigt: Unternehmen, die gezielt auf die Entwicklung und Einbindung ihrer Mitarbeiter setzen, sind deutlich erfolgreicher in Transformationsprozessen. Wie eine erfolgreiche digitale Transformation in der Praxis aussehen kann, erfahren Sie in unserer Case Study zur digitalen Transformation. Mitarbeiter brauchen nicht nur Werkzeuge, sondern vor allem Vertrauen, Informationen und die Möglichkeit, selbst Teil der Umgestaltung zu sein. Change Management vereint all das, die emotionalen, organisatorischen und auch kulturellen Aspekte von Veränderung in Zeiten der Digitalisierung.

Change Management Kommunikation

Ein entscheidender Aspekt im Change Management ist die Kommunikation. Hier werden Beharrungskräfte und Widerstände identifiziert und gezielt angegangen. Wie dies genau gelingt, finden Sie in der Übersicht:

• Stakeholder Analyse
  Die Stakeholder Analyse legt die Basis: Wer sind unsere internen und externen Anspruchsgruppen? Welche Motivation und welchen Einfluss haben sie? Wie erreichen wir sie? Bei komplexen Projekten helfen Change Personas, Bedürfnisse und Wahrnehmungen bestimmter Gruppen zu erfassen.
• Change Benefit Story
  Die Change Benefit Story vermittelt die Notwendigkeit der Veränderung. Sie verbindet Auslöser, Maßnahmen, Vision sowie Auswirkungen auf Unternehmen und Mitarbeitende und schafft ein Gefühl der Dringlichkeit.
• Initiale Kommunikation
  Die Kommunikation beginnt und klärt alle W-Fragen, wie z.B. Warum ist der die Transformation notwendig? Wann geht es los? Was sind die Ziele? Welche Modifikationen sind bereits für die Mitarbeitenden absehbar? Das Gelingen einer initialen Kommunikation ist essentiell, da der Großteil der Belegschaft zu diesem Zeitpunkt zum ersten Mal von der anstehenden Wende erfährt.
• Branding
  Damit erleichtern Sie sich die Arbeit, denn ein spezifisches Branding mit Logo und Claim steigert Wiedererkennung, Bewusstsein und emotionale Verankerung des Change-Projekts.
• Auftaktveranstaltung
  Eine Auftaktveranstaltung oder ein Kick-off für Beteiligte vermittelt Wertschätzung, während gleichzeitig zentrale Aspekte des Veränderungsprozesses dargestellt werden können. Solch eine Veranstaltung kann ähnliche verbindende Eigenschaften hervorbringen, wie sonstige Firmenfeiern.
• Sprachklimata
  Eigentlich selbstverständlich, trotzdem möchten wir es einmal erwähnen: Der Kommunikationsstil sollte sich während des Change Managements nicht ändern. Auch in Zeiten digitaler Umbrüche die Gepflogenheiten – bsp. Duzen oder Siezen – beizubehalten, bedeutet nicht, dass es nicht notwendig ist, achtsam zu kommunizieren. So macht es immer Sinn, sich wertschätzend und positiv auszudrücken und negativ besetzte Formulierungen zu vermeiden.
• Kommunikationsmittel
  Die eigentliche Kommunikation kann auf vielen Ebenen ablaufen. Es muss nicht immer nur die klassische Betriebsversammlung sein. Gerade in Zeiten der Digitalisierung hat das Change Management eine Reihe von Möglichkeiten. Um die Change Benefit Story zu vermitteln oder Botschaften der Geschäftsführung gezielt zu transportieren, haben sich visuelle Inhalte, wie beispielsweise Videos, bewährt. Denn hier werden vor allem Emotionen besonders gut transportiert.
  Ebenso sind Blogposts sowie regelmäßige Updates im Intranet oder Teams-Kanal eine gute Möglichkeit, um die Mitarbeitenden kontinuierlich über aktuelle Ergebnisse, den Projektstatus und die nächsten Schritte auf dem Laufenden zu halten.
  Darüber hinaus helfen Q&A-Foren, die in regelmäßigen Abständen mit dem Projekt- und Change-Management-Team stattfinden, dabei, offene Fragen zu klären und Unsicherheiten zu reduzieren. Ergänzend dazu sollten wichtige Stakeholder auch in bilateralen Gesprächen aktiv eingebunden werden, um ihre Anliegen individuell zu berücksichtigen.
• Frequenz & Verlässlichkeit
  Regelmäßige, verlässliche und leicht zugängliche Kommunikation hält den Change-Prozess präsent und reduziert Unsicherheiten.

Gerade in Zeiten der digitalen Transformation muss Change Management transparent sein und mit einer klaren Vision den Weg aufzeigen, sonst drohen Misstrauen und Unsicherheit. Denn wenn Aufgaben durch neue Technologien neu verteilt und z.T. automatisiert werden, steht bei vielen Mitarbeitenden automatisch immer die Angst, den eigenen Arbeitsplatz zu verlieren, mit im Raum. In diesem Moment fungieren Führungskräfte als Change Leader. In dieser Rolle agieren sie gleichzeitig als Bindeglied zwischen Strategie und Belegschaft. Sind sie sich dieser Besonderheit bewusst, gelingt es den Wandel voranzutreiben. Damit dies funktioniert, ist es essentiell eine offene Dialogkultur zu schaffen, in der Fragen, Ideen und auch Bedenken gehört werden. So können Mitarbeitende nicht nur über die Transformation informiert, sondern aktiv in die Entwicklung eingebunden werden. Wie das aussehen kann, haben wir am Beispiel der Einführung des digitalen Case Managements im Gesundheitswesen einmal für Sie dargestellt.

Change Management Ziele

Veränderungsprozesse lösen bei Menschen immer emotionale Reaktionsmuster aus. Im Kontext „Arbeitsplatz“ treffen wir häufig die Sorge vor dem Verlust desselben – deren Steigerung Existenzangst ist. Typischerweise verlaufen Emotionen von Überraschung über Ablehnung und Unsicherheit bis hin zur Akzeptanz. Diese sogenannte Change-Kurve kann mitunter stark schwanken. Ziel eines professionellen Change Managements ist es, eine solche Dynamik gezielt zu steuern und abzufedern, um Unsicherheiten zu minimieren und die Organisation auch im digitalen Wandel handlungsfähig zu halten.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor dabei ist der Ausgleich des Informationsgefälles: Mitarbeitende, die direkt in das Change-Projekt eingebunden sind, haben naturgemäß einen Wissens- und Erfahrungs­vorsprung gegenüber der restlichen Belegschaft. Sie setzen sich intensiver mit den Veränderungen auseinander und befinden sich bereits an einem fortgeschritteneren Punkt der Change-Kurve. Deshalb ist es essenziell, das Projektteam für diese Diskrepanz zu sensibilisieren und sicherzustellen, dass die gesamte Organisation Schritt für Schritt mitgenommen wird. Wenn Sie zu einem wahren Meister im Change Management werden wollen, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel Mastering Change: Die Kunst des erfolgreichen Wandels.

Das übergeordnete Ziel eines wirksamen Change Managements ist es, die Arbeitsfähigkeit und Stabilität im Unternehmen während der digitalen Transformation zu sichern. Dazu gehört, potenzielle Hürden frühzeitig zu identifizieren, Risiken zu minimieren und ein Umfeld zu schaffen, das Sicherheit und Orientierung bietet. Veränderungen erzeugen oft Unsicherheit – und Unsicherheit kann Fehleinschätzungen und Widerstände verstärken. Um dem entgegenzuwirken, ist eine offene, transparente und ehrliche Kommunikationskultur entscheidend.

Dazu gehören Mut, die Intention Innovationen zu fördern und Fehler als Lernchance zu sehen sowie starre Hierarchien aufzubrechen.

Fazit: Technik ermöglicht, der Mensch gestaltet

Neuordnung bedeutet auch immer Umbruch. Um diesen konstruktiv zu gestalten, braucht es eine klare Haltung seitens des Unternehmens und insbesondere der Führungskräfte. Frei nach dem Motto: „Unsere Mitarbeitenden sind unser wertvollstes Kapital. Wir nehmen euch mit auf diese Reise und gestalten den Weg gemeinsam – von A nach B.“

In Zeiten der digitalen Umbrüche ist der Mensch der entscheidende Erfolgsfaktor. Technologie kann Prozesse erleichtern, aber sie ersetzt nicht das kreative Denken, die Zusammenarbeit und die Innovationskraft der Mitarbeitenden. 5 Hebel für eine erfolgreiche digitale Transformation haben wir für bereits herausgearbeitet.

Wir haben dargestellt, dass ein tragfähiges Change Management dem digitalen Transformationsprozess eine verlässliche Struktur ermöglicht, allen Beteiligten klare Aufgaben zuweist, Meilensteine auf dem Weg zum Ziel definiert und vor allem die Menschen mit konkreten Maßnahmen mit auf die Reise nimmt. Denn erfolgreiches Change Management bedeutet, Menschen zu befähigen, zu inspirieren und sie aktiv in den Wandel einzubeziehen. Also ist es für Unternehmen essentiell, nicht nur in Technologie zu investieren, sondern vor allem in ihre Menschen – denn sie sind die wahre Triebkraft für nachhaltigen Erfolg.

Wenn Sie sich auf diesem Weg einen verlässlichen Partner an Ihrer Seite wünschen, dann sind Sie bei der BAMAC Group genau richtig, denn wir wissen wie man Projekte macht und Change umsetzt. Wichtig ist uns dabei vor allen unsere Kunden individuell und in einem End-to-End-Ansatz zu betreuen. Erfahren Sie mehr zu unseren Angeboten zur digitalen Transformationen oder treten Sie gleich mit uns in Kontakt für ein unverbindliches Erstgespräch.